Verantwortlicher
Rollenspielverein Westerhold e.V., Mühlweg 7, 63110 Rodgau. Vertreten durch den Vorstand E-Mail: mail@baronie-westerhold.de
Welche Daten wir verarbeiten und wofür
Bei der Anmeldung zu unseren Veranstaltungen verarbeiten wir folgende Daten zu folgenden Zwecken:
Name, Kontaktdaten und Gruppenzugehörigkeit, zur Organisation und Durchführung der Veranstaltung sowie zur Kommunikation vor und während der Veranstaltung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, die Erfüllung des Teilnahmeverhältnisses.
Zahlungsdaten und Beitragsinformationen, zur Abwicklung der Bezahlung und zur Erfüllung unserer steuerlichen Aufbewahrungspflichten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit § 147 Abgabenordnung.
Angaben zu Allergien und Unverträglichkeiten, sofern gesondert angegeben, ausschließlich zur Planung von Verpflegung und Sicherheit. Rechtsgrundlage ist die gesondert eingeholte, ausdrückliche Einwilligung nach Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO.
Fotos und Videoaufnahmen, sofern gesondert eingewilligt, zur Veröffentlichung auf unserer Homepage und in sozialen Medien. Rechtsgrundlage ist die gesondert eingeholte Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
Wie lange wir die Daten speichern
Organisatorische Anmeldedaten und Allergieangaben löschen wir unmittelbar nach Abschluss der Veranstaltung und aller damit verbundenen Nacharbeiten.
Zahlungsnachweise bewahren wir für die gesetzlich vorgeschriebene Dauer auf, aktuell acht Jahre nach § 147 Abgabenordnung.
Fotos speichern wir, solange der Veröffentlichungszweck besteht, und die zugehörige Einwilligung, solange das jeweilige Bild verwendet wird.
Wer Zugriff auf die Daten hat
Zugriff auf die Daten haben ausschließlich Vorstandsmitglieder und Orga-Team, die mit der Durchführung der jeweiligen Veranstaltung befasst sind. Eine Weitergabe an Dritte erfolgt nicht, außer soweit dies gesetzlich vorgeschrieben ist oder ihr uns dafür gesondert eure Zustimmung gegeben habt.
Zur Erstellung und Auswertung unserer Anmeldeformulare nutzen wir Google Forms im Rahmen von Google Workspace der Google Ireland Limited. Mit Google besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Eine Übermittlung der Daten in die USA ist dabei nicht ausgeschlossen. Diese Übermittlung erfolgt auf Grundlage des Angemessenheitsbeschlusses der EU-Kommission zum EU-US Data Privacy Framework nach Art. 45 DSGVO.
Eure Rechte
Ihr habt jederzeit das Recht auf Auskunft über die zu euch gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO), auf Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO), auf Löschung (Art. 17 DSGVO), auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) und auf Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO).
Erteilte Einwilligungen, etwa zu Allergiedaten oder Fotos, könnt ihr jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, ohne dass dadurch die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird.